כמו בהרבה דברים בחיים, המשפט "מי שטורח בערב שבת אוכל בשבת" נכון גם פה. חברה שמתנהלת כל השנה בצורה מסודרת מגיעה לסגירת הדוחות כשהכול כבר מונח במקום. צריך להסתכל על הנהלת חשבונות כמו על בית מרקחת: לכולם צריך להיות ברור איפה כל דבר נמצא ואז כשצריך לשלוף מסמך, לבדוק נתון או להשלים מידע, לא מתחילים לחפש בלחץ.
כשהדוח מתעכב, העסק עלול להיתקע
אחת הבעיות שאני פוגש אצל חברות רבות שאני מלווה כיועץ פיננסי ומנהל כספים במיקור חוץ, היא שהדוח לא מתעכב בגלל בעיה אחת גדולה, אלא בגלל הרבה קצוות קטנים שלא נסגרו בזמן: חשבונית שלא הועברה, לקוח שלא ברור אם שילם, תשלום לספק שלא ברור איך שולם, הלוואה שלא נרשמה כמו שצריך או מלאי שלא באמת נספר.
כל דבר כזה נראה קטן בפני עצמו, אבל ביחד הם יכולים לעכב את סגירת הדוח במשך שבועות ואפילו חודשים. ואז, אחרי אמצע השנה, בעלי החברה יכולים לגלות שהדוח של השנה הקודמת עדיין לא קרוב להיות מוכן, בדיוק כשהבנק מבקש אותו.
חשוב להבין שרשות המיסים יכולה לתת אורכות להגשת דוחות, אבל הבנק לא תמיד מוכן לחכות. מבחינתו, אם אין דוח מבוקר עדכני, אי אפשר לאשר אשראי חדש, לחדש מסגרות או לקדם תהליכי מימון. וכשצריך מימון, זה תמיד דחוף ("הבנק נותן מטריה בקיץ"). לכן, ככל שנהיה מוכנים בשלב מוקדם יותר, אפשר להשוות תנאים ולנהל משא ומתן. כשמגיעים בלחץ, הכוח עובר לצד השני.
השפנים בשרוול נמצאים אצל מי שנערך בזמן
כשבעלי חברות פונים אלינו לסיוע בקבלת אשראי מהבנק, אנחנו מגלים שלרבים מהם אין דוח כספי מבוקר לשנה האחרונה. ומה שזיהיתי לאורך השנים זה שכשסוגרים דוחות כספיים בזמן, יש לא מעט "שפנים בשרוול" שאפשר להשתמש בהם בצורה חוקית ומקצועית, אבל רק אם יש זמן לחשוב, לנתח ולקבל החלטות בצורה נכונה.
לדוגמה, יש מצבים שבהם עבודה בוצעה בסוף השנה, אבל התשלום יתקבל רק בשנה הבאה. במקרים מסוימים, אפשר לבחון אם נכון להכיר בהכנסה כזאת כבר בשנה בה בוצעה העבודה. מאידך, אפשר להכיר בהוצאות ששולמו השנה - אבל הפירות בגינם ישרתו את החברה בשנה הבאה, כמו הוצאה מראש על פרסום, ייעוץ, מהלכים שיווקים וכו'.
נושא חשוב נוסף הוא הפְּחָת שדורש הסתכלות מקצועית גם כן. פחת הוא הוצאה חשבונאית שמבטאת ירידת ערך של נכסים כמו מחשבים, רכבים, ציוד או ריהוט. את הוצאות הפחת מרכזים בדו"ח שנקרא" טופס י"א". ההכרה בפחת הינה לפי תקינה חשבונאית, שאותה מכיר היטב רו"ח של החברה, אך גם כאן ישנם דברים הנתונים לשינוי, בכפוף לדיווח של בעל החברה. ולכן עלינו לוודא שהנתונים משקפים את המציאות בצורה ריאליסטית מצד אחד וגם משרתים את האינטרסים העסקיים מהצד השני.
בעלי עסקים רבים מכירים בעיקר את נושא מלאי הסגירה בתור הכלי עם ההשפעה הגדולה ביותר על שורת הרווח, אבל זה לא הכלי היחיד ובטח לא תמיד הנכון ביותר. בכל שנה מנהלי הכספים שלנו פוגשים מקרים בהם במשך שנים בעלי חברות מגדילים את המלאי בדוחות בלי שהוא באמת קיים במחסן, ואז נוצר פער לא בריא בין מה שמופיע בספרים לבין מצב החברה בפועל.
דוד בן עזרא כלכלן ומנהל כספים
ההבדל הקריטי בין רואה החשבון למנהל הכספים
כשמנהלים חברה, חשוב להבין שרואה החשבון הוא גורם מקצועי חשוב ביותר, אבל הוא לא מנהל הכספים של החברה, כי זה פשוט לא התפקיד שלו ואתם לא משלמים לו על זה.
בסגירת הדוחות, רואה החשבון מסתכל עליהם בעיקר מזווית חשבונאית ומיסויית. מנגד, יועץ פיננסי חיצוני או מנהל כספים מסתכל עליו גם מהזווית העסקית: איך הדוח ישפיע על התקשורת עם הבנק? האם הוא מציג נכון את הרווחיות? האם יש סעיפים שכדאי לבחון לפני שסוגרים? האם החברה מתכננת לגייס אשראי, להכניס שותף או לבצע מהלך עסקי משמעותי בשנה הקרובה?
כדי שהדוח באמת ישרת את המטרות העסקיות שלו, חשוב לעבור עליו בעין נוספת, מימונית, עסקית ופיננסית, כזו שרואה גם את תשלומי המיסים לנגד העינים אך גם את הצמיחה העתידית של החברה, לצד התוכניות והאסטרטגיה של בעליה.
על בעל החברה לוודא את ההשלמות הנדרשות להנה"ח לאורך כל השנה וגם אחריה, להבין אילו השלמות חסרות, לבדוק איפה הדוח עומד ולוודא שהוא מוגש למס הכנסה בתזמון שמשרת את צרכי החברה ולא רק את לוח הזמנים של רשויות המיסים.
דווקא בגלל שסגירת הדוחות משלבת בין חשבונאות והמיסוי, הבנקים והמימון לבין התכנון העסקי, חשוב שיהיה לצד בעל החברה גורם פיננסי מקצועי שמסתכל על התמונה הרחבה. מנהל כספים חיצוני לא מחליף את רואה החשבון, אלא משלים אותו: הוא עוזר לנהל את התהליך, לשאול את השאלות הנכונות ולוודא שהדוח משרת גם את הצרכים העסקיים של החברה. ליווי כזה יכול להפוך את סגירת הדוחות מעוד משימה שצריך לסיים, להזדמנות לעשות סדר ולהיערך נכון יותר לשנה הבאה.
הכותב: דוד בן עזרא, כלכלן, מנהל כספים ובעלים של משרד לייעוץ פיננסי וניהול כספים במיקור חוץ. לפרטים ויצירת קשר: www.dbe.org.il
מוגש מטעם דוד בן עזרא, ייעוץ פיננסי וניהול כספים
