הגעתם למשרד והרצפה דביקה, המקלדת מלאה באבק והמטבח מטונף, ישנם אזורים שלעולם לא מנקים אותם? כנראה שהגיע הזמן להחליף את חברת הניקיון. איך תדעו על מה להקפיד בהתקשרות עם החברה הבאה? מהן נקודות המחלוקת העיקריות, וכיצד תבטיחו שהפעם יהיה פיקוח על הנעשה במשרד? כל מה שצריך לדעת בדרך למשרד מבריק.
עוד בנושא:
הסימנים המקדימים
"יש כמה נקודות תורפה, שפעמים רבות לא מקפידים עליהן בניקוי משרד" אומר ציון אבגי מנהל חברת ניקיונט ."פעמים רבות מצטבר אבק ולכלוך מאחורי הדלתות, באזורים שבהם יש ניירת מרובה, מאחורי מסכי מחשב ומאחורי המחשבים עצמם (שלרוב ממוקמים מתחת לשולחן). כדאי לבדוק את המקרר ואת המיקרוגל, שגם הם לרוב לא חלק מהניקיון השוטף, ויכולים להעיד על 'חאפריות' בניקיון".
אבגי הוסיף כי גם מאחורי דלתות השירותים, ועל קירות השירותים לרוב לא מקפידים על ניקוי יסודי. "מבחינת ניקיון הרצפה כדאי לבדוק את אזורי הפינות ואת הפאנלים", הוא אמר.
"ניקיון צריך להיות יסודי, לכלול טאטוא יסודי לפני השטיפה, ובהתאם לסוג הריצוף גם ניקוי על רטוב או באמצעות סמרטוט לח. את הקירות עצמם גם יש לנקות בהתאם לצורך".
"אזורים שבהם לא תמיד מקפידים לנקות הם מקלדות ומסכי מחשבים", אומרת סימוני גבאי מחברת דגש ניקיון ."כמו כן, שטיפת הרצפה אינה יסודית, ומתירים ניירת על הרצפה. יש נטייה גם להזניח פינות של שולחן, בייחוד אם הוא עמוס בניירת. ובנוסף, אם יש ספריות במשרדים, נערם אבק בין הקלסרים והספרים, ואחת לתקופה צריך להוציא את כולם ולנקות מאבק. הניקוי צריך לכלול למעשה כל מה שנראה לעין וניתן לעבור עליו עם סמרטוט. כך גם השולחנות ואפילו הכיסאות עצמם. ברגע שמצטברת כמות רצינית של אבק בכל מיני פינות, זה מעיד על כך שהגיע הזמן להחליף חברת ניקיון".
אחת לכמה זמן צריך לנקות את המשרד?
רובנו מעבירים שעות ארוכות במשרד. שהייה ממושכת בסביבת חיידקים ואבק יכולה לפגוע בבריאותנו. בנוסף, ישנם אזורים במשרד שבאים במגע עם כמות גדולה של אנשים, מה שמגביר את הצורך בהקפדה על ניקיון שוטף.
כיצד יודעים כל כמה זמן כדאי לנקות את המשרד? "זה תלוי בגודלו ובכמות האנשים שעובדים במשרד", מסביר אבגי. "אם מדובר במשרד קטן שבו יש רק כמה עובדים, לרוב מספיק לנקות פעם ביום. בחברות גדולות, כמו משרדי עורכי-דין המעסיקים כמות גדולה של עובדים, או משרד הייטק שבהם עובדים מסביב לשעון, נהוג לנקות פעמיים ביום. בייחוד אם המשרדים מספקים אוכל לעובדים, והמטבח מאוד פעיל לאורך כל שעות היום".
האם נכון לסגור על מחיר קבוע או לשלם על בסיס שעתי? "זה מאוד משתנה מחברה לחברה", אומר אבגי. "אם מדובר בחברה גדולה הפעילה במשך שעות ארוכות, לרוב הם יעדיפו שיהיה מנקה אשר ישלמו לו לפי שעה. הוא יגיע למשרד בשעות היום ויישאר כמה שעות שנדרש לפי החוזה. לעומת זאת, במשרד קטן נהוג לתת הצעת מחיר גלובאלית, ולרוב הניקוי יתבצע לאחר שעות הפעילות של המשרד".
אבגי אמר כי משתנה נוסף, שלא קשור לגודל החברה, הוא רצון הבעלים להיות נוכחים בשעות הניקיון. "יש מנהלי משרדים שלא מעוניינים להשאיר מפתח וסיסמה של האזעקה. הם לא מעוניינים שהניקוי יתבצע בשעות שהם אינם נוכחים במשרד, ורוצים לראות מי בדיוק נכנס לטריטוריה שלהם", הוא אמר. "במקרה כזה, הם קובעים בחוזה הגעה בשעות מסוימות ולא מעבר להן. במקרה כזה התשלום יכול להתבצע כתשלום שעתי או גלובאלי, לבחירתם".
מה חשוב לעגן בחוזה עם חברת הניקיון?
הכלל הוא כמה שיותר פרטים, יותר טוב. ישנן כמה נקודות שלרוב גורמות למחלוקות, ולכן כדאי להיות מודעים להן מראש.
הדבר הראשון שעליו צריך להסכים הוא מספר הפעמים בשבוע בהם ינוקה המשרד. גבאי: "חשוב לעגן בחוזה את מספר הימים, את כמות השעות הנדרשת, ואת שעות הפעילות הנוחות למשרד".
חשוב שהחוזה יכלול ברמת פירוט גבוהה את פעולות הניקוי הנדרשות. גבאי: "חשוב שיהיה כתוב מהו ניקוי שוטף ומה לא. לרוב ניקוי שוטף כולל ריקון פחים וזריקת הזבל לפחים החיצוני של הבניין, שאיבת אבק וטאטוא, ניקוי מטבח ושירותים, ניקוי יסודי של הרצפה, ניקוי כל דלתות הזכוכית וקירות הזכוכית על בסיס יומיומי, ניקוי מאחורי הדלתות, ניקוי מקלדות ומסכים, ניקוי המטבח וניקוי השירותים".
גבאי הוסיפה כי מעבר לכך יש ניקוי שאינו שוטף, והוא מתבצע בהתאם לצורך - אחת לשבוע או אחת לחודש: הוא פירט: "מדובר בניקוי יסודי של המקרר ושל יתר מוצרי החשמל שבמטבח, ניקוי ארונות ספרים ושידות מגירות, ניקוי תריסים ווילונות בחדרי ישיבות ולצד חלונות המשרד, ניקוי משטחים שונים והזזת חפצים וניקוי מאחוריהם וכן ניקוי הקירות בהתאם לצורך".
ומהן נקודות המחלוקת בדרך-כלל? גבאי: "האם הניקוי כולל חלונות. יש חברות שממוקמות במשרדים שבהם ועד הבית דואג לניקוי חיצוני של החלונות. לרוב זה מתבצע באמצעות חברה המעניקה שירותי סנפלינג. אם ניתן לנקות חיצונית את החלונות מבפנים, בהתאם למבנה החלון, צריך לעגן זאת בחוזה, וכמובן שמדובר בתוספת למחיר הרגיל".
מוסיפה אבגי: "לרוב ניקוי יסודי של שטיחים וקרצוף של הרצפה באמצעות מכונה מתבצע פעמיים בשנה, והוא לא חלק מהעלות השוטפת, אלא כרוך בתוספת מחיר".
במוקד השירות של אתר הספקים מציינים כי החלפת שירותי חברת הניקיון הוא זמן טוב לביצוע מייקאובר למשרד: "נצלו את ההזדמנות בכדי להעניק למשרדכם מראה חדש ומשודרג באמצעות פוליש. בקשו מחברת הניקיון שבחרתם תעריף מוזל ותיהנו ממשרד נקי ומבריק".
ומה לגבי פיקוח על כך שכל מה שסוכם בחוזה מתבצע? "לרוב ישנו סעיף פיקוח, שמחייב את חברת הניקיון לשלוח מפקח מטעמה על מנת לוודא שהעבודה נעשית כמו שצריך. ניתן לקבוע שהפיקוח יהיה אחת לשבוע או יותר, בהתאם לגודל המשרד. אם המשרד גדול, חשוב שיהיה סעיף שמחייב פיקוח בצורה תכופה יותר", אומר אבגי.
מי מספק חומרי ניקוי?
עניין נוסף קשור לאספקת חומרי הניקוי. "עניין זה משתנה מחברה לחברה. כדאי לכתוב שחברת הניקיון היא שתספק את כל חומרי הניקוי ותדאג להשתמש בחומרים העומדים בתו תקן.
החריג היחיד שלרוב לא מסופק הוא סבון ידיים ונייר טואלט. זה גורם למחלוקת, ובגלל הדרישות המשתנות מחברה לחברה, עדיף שירכשו בעצמם, את הסוג המועדף עליהם, כי אחרת חברת הניקיון תספק את הציוד הזול יותר, מה שעלול לגרום למחלוקת מיותרת", אמרה גבאי.
ומה לגבי אבטחת המשרד ובטיחות פועלי הניקיון? גבאי: "חשוב לברר שאכן הפועלים המועסקים מקבלים תשלום על פי חוק, ומקבלים את הזכויות המגיעות להם על פי דיני העבודה. כמו כן, חשוב לבקש העתק מפוליסת הביטוח, המוכיחה שפועלי הניקיון אכן מבוטחים על-ידי חברת הניקיון. בנוסף, חשוב לוודא שיש ביטוח על ציוד המשרד. אם לדוגמה, עובד הפיל דלי של מים על רצפת פרקט, וגרם לנזק לציוד במשרד, חשוב לוודא שחברת הניקיון מבוטחת גם בעניין זה".
