האם כך יראה שוק העבודה העתידי של רובנו, וכעת רק קיבלנו הצצה ראשונית אליו? החודש, רבים מאיתנו התנסינו בשיחות וידאו קבוצתיות, במוקדי שירות לקוחות מרחוק ובהתחברות למחשב של המשרד. למעשה, משבר הקורונה, גרם לכולנו לקחת חלק בניסוי העבודה מהבית הגדול ביותר בעולם. כזה, שאולי ישאיר את שוק העבודה הישן מאחור, גם אחרי שהווירוס יחלוף.
השינויים, שאולי בנסיבות טבעיות היו נמשכים 5 שנים, כעת התכווצו ל-5 שבועות. נראה שעובדים ומעסיקים רבים, מחשבים מסלול מחדש. הניסוי הזה נכפה על המון מדינות בבת-אחת וללא הכנה מוקדמת. רבים נדרשו לעשות בימים אלו קפיצה טכנולוגית משמעותית מבחינתם, ולהתחיל לעבוד עם כלים שעד היום הרגישו להם כשמורים לעובדי ההיי-טק.
(עבודה מהבית. כאן כדי להישאר. צילום: shutterstock)
כדי שתוכלו לצמצם את הפער כשהוא עוד קטן יחסית, הכנו לכם מדריך מאוד מפורט, שיקח אתכם צעד אחר צעד, וכולל סקירה של כלים שכאן כדי להישאר. גם יקומו להם גירסאות חדשות ואטרקטיביות יותר, המגמה לא תשתנה. מי שעזרו לגבש את הרשימה היו טכנאי מחשבים, עובדי חברות הייטק שכבר שנים עובדים מרחוק, שכירים ובעלי עסקים.
זו לא מתיימרת להיות ה-רשימה, ויש כאלה שלא נחדש להם כלום. אבל למי שמרגיש שנשאר מאחור, הנה יישור קו והמלצות לכלים שיכולים לשפר את העבודה שלכם, להיות נוחים ויעילים גם בחייכם האישיים.
 לעבוד מהבית עם תפאורה של ים. מורן רגב התנסתה בכלים הטכנולוגיים שכולם מדברים עליהם לעבוד מהבית עם תפאורה של ים. מורן רגב התנסתה בכלים הטכנולוגיים שכולם מדברים עליהם
לעבוד מהבית עם תפאורה של ים. מורן רגב התנסתה בכלים הטכנולוגיים שכולם מדברים עליהם
(צילום מסך עצמי)

נעבוד יותר בצוות, ולכן המגמה היא לכלי משותף לניהול משימות

התוכנה: נושן (Notion)
מהות השירות: אפליקציית ניהול משימות בצוות
מדוע כלי ניהול משימות יהיו יותר ויותר בשימוש בעתיד בשוק העבודה? כי ככל שעבודת הצוות רק גדלה, חייבים שיהיה פיקוח ובקרה במקום משותף. זה מצמצם את כמות המיילים, מאפשר לראות אילו משימות כבר בוצעו ולאתר קבצים רלוונטיים לפרויקט בקלות. חלוקת העבודה ברורה, ויכולה לקצר משמעותית את ישיבת הצוות של הבוקר.
איך זה עובד? מתחברים לנושן דרך כל כתובת דואר אלקטרוני. ניתן לאחסן את כל הקבצים, התמונות, הרשימות והמסמכים הנדרשים לאותו נושא, במקום אחד שיהיה קל לשלוף אותם ממנו. וכך, כשעובדים בצוות, הכל מאוחסן ומקוטלג בצורה מרוכזת ומסודרת בפני כולם. העדכון אוטומטי ומאפשר לכם לפתוח את האפליקציה גם כשאתם מול המחשב וגם מהנייד. כמו רשימות סידורים, ניהול חשבונות, מטלות וקניות שרודפות אחריכם לכל מקום ומחכות לוי. ברגע שאחד הקולגות ביצע משימה, אם מעודכנים לגבי זה
כזה, רק וירטואליכזה, רק וירטואלי
כזה, רק וירטואלי
(צילום: shutterstock)
מהם יתרונות התוכנה? "אמנם יש עשרות אפליקציות לניהול משימות, אבל זהו כלי שתפס מאוד בקרב חברות הייטק, ואני מעריכה שהוא ייכנס לשימוש בצורה נרחבת יותר", אומרת שיר ליכטיג, מנהלת קהילת מפתחים בסולוטו (soluto), חברת הייטק לתמיכה ולניהול טכנולוגיה לבית.
"רובנו צריכים להיות עם יד על הדופק לגבי תחומים רבים בחייהם: עבודה, לימודים, תשלום חשבונות, מטרות אישיות, מטלות בלימודים, מטלות בשעות הפנאי, רשימות סידורים ורשימות מכולת. האפליקציה הזו מאפשרת לאגד את הכל במקום אחד".
לדברי ליכטיג, "האפליקציה מאפשרת להפריד בין קבצים אישיים לקבצים משותפים, כשניתן גם להפריד לגמרי את החשבונות השונים, כך שיהיה לכם חשבון פרטי וחשבון עסקי. יש שם "טמפלטים" (תבניות) המציעים לכם רעיונות לכל מיני פתרונות ניהול וארגון שלא חשבתם עליהם".
צילום מסך מתוך אתר נושן, באדיבות סולוטוצילום מסך מתוך אתר נושן, באדיבות סולוטו
צילום מסך מתוך אתר נושן, באדיבות סולוטו
(צילום: יח"צ)
איך הייתה חווית השימוש? מודה שאחרי יום-יומיים לא ניתן להרגיש עדיין את האפקטיביות של הכלי. יידרשו שבועות להתרגל לעבודה איתו. מצד אחד, העיצוב המינימליסטי והתבניות המוכנות מראש, גורמים לכלי הזה להיות הבטחה. מצד שני, החיסרון העיקרי הוא שצריך להשקיע זמן ואנרגיה לפני שמתחילים ליהנות מהכלי הזה. לסיכום: לא בטוח שיתאים לכולם, אך ככלי למי שעובדים בצוות הוא נראה כמו פתרון שחייבים להתחיל לעבוד איתו, כדי לא 'לטבוע' בים מיילים ולינקים של קבצים משותפים.
בעתיד יהיה פריט לאספנים. דיווח מרחוק, במקום כרטיס פיזיבעתיד יהיה פריט לאספנים. דיווח מרחוק, במקום כרטיס פיזי
בעתיד יהיה פריט לאספנים. דיווח מרחוק, במקום כרטיס פיזי
(צילום: shutterstock)

העברתם כרטיס? שעון נוכחות דיגיטלי

התוכנה: טוגל Toggl
מהות השירות: שעון נוכחות דיגיטלי
איך זה עובד? את כל מה שהייתם עושים עם כרטיס העובד ושעון הנוכחות הישן, תוכלו לעשות און-ליין. כלומר, מי שעובד על בסיס שעתי, מפעיל את שעון הנוכחות כשהוא מתחיל, ואז מתחיל לרוץ טיימר שמתחיל לספור את הדקות.
מי שעובד גלובאלית, יכול לדווח בסיום כל יום כמה שעות עבד. מי ששכח להפעיל את שעון הנוכחות, יכול לדווח ידנית רטרואקטיבית. יתרון גדול הוא שניתן להתחיל להפעיל את הטיימר מהמחשב, ולסגור אותו עם הנייד, אם אתם כבר במקום אחר.
 במקום כרטיס נוכחות, שעון נוכחות דיגיטלי מהמחשב או הנייד במקום כרטיס נוכחות, שעון נוכחות דיגיטלי מהמחשב או הנייד
במקום כרטיס נוכחות, שעון נוכחות דיגיטלי מהמחשב או הנייד
(צילום: יח"צ)
מה היתרון? "היתרון הגדול הוא עבור המעסיק, שיכול לראות בזמן אמת מיהם העובדים שעובדים באותו רגע נתון, מאיזה מחלקה הם והכל בלוח אחד", מסבירה שירה גרשוני, דירקטור ניהול מוצר בסולוטו. "ניתן להוציא קבצי אקסל של השעות וקל מאוד לחשב את שעות העבודה לצורכי שכר. בעבר, כשעובד היה מדווח ידנית על שעות העבודה שלו, ניתן היה לקבל את הנתונים רק בדיעבד, ולא בזמן אמת".
דבר נוסף: ניתן להשתמש בתוכנה הזו ככלי לבדיקה עצמית של תפוקה, כשבתחילת כל משימה מקטלגים אותה לפרויקט מסוים, ומפעילים טיימר שירוץ ברקע. מי שמעוניין להתייעל ולשפר תהליכי עבודה, זהו כלי יעיל במיוחד שגם ישמור עבורכם את המידע בצורה מרוכזת ומסודרת. אתם יכולים ליצור חשבון פרטי, אגב, שלא יהיה חשוף וגלוי לכולם, ולעדכן את השעון בעבודה בנפרד.
כמובן שנדרשת רמה גבוהה של אמון בין העובד למעסיק, בייחוד כשמדובר בעבודה מהבית, אבל יש גם דרכים רבות לאכוף זאת, תוך בדיקת היקף המשימות שבוצעו והצלבתם יחד עם היקף שעות העבודה.
ממה להיזהר? לא לרשום משימות אישיות או מביכות, שהבוס שלכם עלול להיות חשוף להם. אם פתחתם שני חשבונות, שימו לה שאתם מזינים את הפרטים בחשבון הנכון.
עובדים מהבית על המחשב שבמשרדעובדים מהבית על המחשב שבמשרד
עובדים מהבית על המחשב שבמשרד
(צילום: shutterstock)

האופציה הישנה והמוכרת: להשתלט על המחשב של המשרד מרחוק

התוכנה: יש עשרות תוכנות בשוק, ולרוב המעסיק שלכם הוא שיבחר עבורכם את התוכנה
מהות השירות: חיבור מאובטח מרחוק למחשב של העבודה
איך זה עובד? זה נקרא VPN, שהם ראשי תיבות באנגלית שמשמעותם "רשת וירטואלית פרטית". אם עד היום לא התנסיתם בעבודה בחיבור מרחוק, סביר להניח שתתרגלו לכך די מהר. זה מונע את הצורך להסתובב כל היום עם דיסקאוןקי ולהוריד קבצים עם תוכן ומשימות שאולי תצטרכו לסיים בבית, אחרי שכבר עזבתם את המשרד.
מה היתרון? "קיים מגוון גדול של תוכנות, בהתאם לגודל הארגון, אופי הארגון והמדינה שבה התוכנה בשימוש. במקרה זה, תצטרכו להתייעץ עם איש מחשוב", מסביר לירן לוסקי, טכנאי מחשבים באתר "המקצוענים".
"גם עבור תקלות או קשיים בחיבור, עבור עובדים שהם פחות עם זיקה טכנולוגית, קל מאוד לתפעל מערכת כזו, שכן מרבית הדברים ניתנים לביצוע תוך השתלטות על המחשב של העובד מרחוק, ופתרון מיידי בזמן אמת".
לדברי לוסקי, "גם בשוק הפרטי או בשוק בעלי העסקים הקטנים, ניתן תמורת תשלום שעתי נמוך יחסית לטכנאי, ליהנות משירותי תמיכה מרחוק. למעשה כל תקלה או קושי בהתקנה של תוכנה, אינם מצריכים הגעה פיזית של טכנאי, למעט ענייני תקלות בחומרה".
מה החיסרון? לוסקי: "ראשית, בחלק מהתוכנות והאתרים תרגישו האטה במהירות העבודה, לאור החיבור מרחוק. שנית, למרות ההאטה, לא תמיד תוכלו להוריד את הקבצים למחשב הפרטי שלכם, ולהמשיך לעבוד עליהם משם".
לדברי לוסקי, "חשוב לוודא עם המעסיק את נהלי העבודה, וכיצד הוא מאשר לכם לשמור את הקבצים, גם מטעמי אבטחת מידע וגם מטעמי שמירה על סודות מסחריים, מאגרי רשימות לקוחות וכו'. בייחוד בתקופה זו שרבים יוצאים לחל"ת או מפוטרים, ושוק העבודה בטלטלה, אתם יכולים להיות חשופים לתביעה.
"לכן, אם המעסיק מורה לכם לעבוד רק דרך חיבור מרחוק, אסור לכם לשמור את הקבצים על המחשב הפרטי שלכם, ובמקרה של האקרים שיחדרו למחשב שלכם ותהיה חשיפת חומרים, אתם תהיו בבעיה גדולה מאוד, וייתכן שבית-המשפט אף יקבע שתהיו מחויבים בתשלום פיצויים. חשוב לזכור, שגם אם אתם העובדים, החומרים שעליהם אתם עובדים אינם נחשבים לחומרים שלכם, ברוב המקרים".
איך זה עובד? "מרבית החברות נותנות גם את שירות ההתקנה", אומר לוסקי. "מבחינת העובד, בפעם הראשונה מתקינים לו את החיבור, ולאחר מכן עליו פשוט להזין סיסמה ולהתחבר מרחוק למחשב שלו. עבור עסקים בתחומים המצריכים עבודה עם תוכנות מאובטחות כמו 'חשבשבת' (תוכנת הנהלת חשבונות), זהו פתרון מצוין ומאובטח".
  מוקד שירות טלפוני מרחוק, עם קווים טלפוניים בענן  מוקד שירות טלפוני מרחוק, עם קווים טלפוניים בענן
מוקד שירות טלפוני מרחוק, עם קווים טלפוניים בענן
(צילום: shutterstock)

השירות: קלאוד פור אול Cloud4All

מהות השירות: מוקד שירות לקוחות ושירותי מחשוב בענן
למי שלא מעוניין בהשתלטות על המחשב של המשרד, אלא בהשתלטות על משרד וירטואלי, זהו הדור הבא. "זהו פיתוח שעבדנו עליו הרבה זמן קודם, ולאור משבר הקורונה החלטנו לזרז את ההשקה", אומר אבישי פריז, מנכ"ל רונלייט, המפיצה פתרונות טכנולוגיה מתקדמים שהשיקה לאחרונה את שירות Cloud4All.
איך זה עובד? "זהו שירות שמאגד בתוכו את כל מה שעסק קטן צריך, ללא צורך ברכישת ציוד או איש מחשוב", מתאר פריז. "השירות כולל מרכזיה וירטואלית, שירותי מחשוב מרחוק, גיבוי מידע מלא לענן, דואר אלקטרוני, שירותי אופיס 365 מלאים בענן, אפשרות להתקנת מערכות כבדות (כמו 'חשבשבת' לצורכי הנהלת חשבונות, או 'משכנת' לענף הנדל"ן) על מעין מחשב וירטואלי שעליו האפליקציה, ואליה מתחברים כל העובדים שזקוקים לעבודה עם מערכות אלו".
מה היתרון? "קיימים עשרות פתרונות של שירותי טלפונים בענן או שירותי מחשוב מרחוק, אנחנו התמקדנו בשירות המאגד מספר שירותים שונים תחת מטרייה אחת", אומר פריז. "ניתן להתנתק כל שעה, מבלי שיהיה צורך בהזמנת נציג לאיסוף ציוד, והתשלום בצורת מנוי, המשתנה בצורה מודולרית".
מי קהל היעד שאתם מכוונים אליו? פריז: "עסקים קטנים עד בינוניים. מוקד המרכזייה הווירטואלית, מתאים גם לעסק קטן של 2-3 אנשים ועד לעסק המעסיק כמה עשרות עובדים. סטודיו לעיצוב שמעסיק 6 מעצבים, יכול לאחסן את כל הקבצים בענן, מבלי שיהיה אף קובץ במשרד הפיזי".
במה זה שונה משירות פולואו-מי? "ניתן ישירות לחבר את כל העובדים לקו אינטרנטי, ללא צורך בשלוחת טלפון פיזית", מסביר פריז. "בנוסף, זה מאפשר לעובד 'להתנתק' מיידית כשהוא מסיים את שעות העבודה שלו, מבלי שימשיכו לחייג אל הנייד הפרטי שלו גם בסיום המשמרת".
לדבריו, "מבחינת הלקוח, הוא מחייג למשרד והמענה הקולי מפנה אל שלוחות מסוימות כמו בעבר. העובד יוכל לענות מביתו מרחוק, מבלי שחווית הלקוח תיפגע. במקום לעבוד עם שלוחות טלפוניות ועם שרת הממוקם פיזית בתוך שטח החברה, ניתן להוזיל גם עלויות של שיחות, במעבר למרכזייה עם קווים וירטואליים".
"בעקבות משבר הקורונה זירזנו את ההשקה של השירות בענן".  אבישי פריז, מנכ"ל רונלייט"בעקבות משבר הקורונה זירזנו את ההשקה של השירות בענן".  אבישי פריז, מנכ"ל רונלייט
"בעקבות משבר הקורונה זירזנו את ההשקה של השירות בענן". אבישי פריז, מנכ"ל רונלייט
(צילום: יח"צ)
מדוע לא להסתפק במרכז שלוקח שירות הודעות חיצוני? פריז: "כי דווקא היום, כשכולם בלחץ, זה לא מספיק להם שיקחו הודעה ויבטיחו להם שיחזרו אליהם תוך 24 שעות. שירות הודעות חיצוני, גם עולה יותר כסף וגם לא נותן חווית שירות לקוחות אישית ואנושית מספיק".
כיצד המעסיק יודע שזמינות המענה לא נפגעת? "עבור המעסיק, זה נותן בקרה מלאה על זמינות העובדים לשיחות, כי הוא רואה את כל ממשק השיחות ובזמן אמת רואה שזמני המענה לא נפגעים, שבוצעו דיווחים למע"מ והמשכורות שולמו בזמן – הכל בצורה שקופה".
כמה זה עולה? "בין 20 ל-70 שקל לעובד, בהתאם להיקף השירותים שצריכים. השירות הבסיסי ביותר הוא קו טלפון בענן, יתר השירותים: פקס, שירותי אבטחה, שיחות לחו"ל וכו', כרוכים בתוספת. השירות מבוסס דמי מנוי, ללא התחייבות, תוך אפשרות לשנות מדי יום את חבילת השירותים הניתנת".
כמה מילים על חווית השיחה: קיימתי מספר שיחות ועידה דרך שיחות בענן, ולא הרגשתי ירידה באיכות השיחה מבחינת שמע. מן הסתם, לא התנסיתי בכל המערכת הזו, המותאמת לעסקים, אך בהחלט מרגיש כאילו השוק הולך לשם, וסביר להניח שיצוצו במהרה עוד מתחרות שיאפשרו "וואן-סטופ-שופ" של שירותי טלפוניה ומחשוב מרחוק, עם מודל מנוי חודשי. ההבדל הגדול ביניהם יהיה ככל הנראה באיכות האבטחה ובגובה דמי המנוי שיציעו.
  היתרון הגדול הוא שמספיק לקבל לינק ולהיכנס, בלי לפתוח חשבון עם שם משתמש  היתרון הגדול הוא שמספיק לקבל לינק ולהיכנס, בלי לפתוח חשבון עם שם משתמש
היתרון הגדול הוא שמספיק לקבל לינק ולהיכנס, בלי לפתוח חשבון עם שם משתמש
(צילום: shutterstock)

גם סבתא יכולה: לינק אחד שנשלח אליה, והיא בתוך שיחת וידאו

אין צורך באפליקציה: שירות שיחות וידאו של Vonage Free Conferencing, שהושק לפני שבועיים
מהות השירות: שיחות וידאו מרובות משתתפים, ללא צורך בהרשמה, באמצעות לינק בלבד
היתרון המשמעותי: אין צורך להוריד שום אפליקציה או תוכנה, פשוט מקבלים בהודעה את הלינק ונכנסים לשיחת וידאו מרובת משתתפים. בשונה ממתחרות שמחייבות אתכם בהליך הרשמה מסורבל הכולל פתיחת שם משתמש וסיסמה, כאן הכל מהיר ומיידי. כלומר, אף-אחד מהמשתתפים לא זקוק לשם משתמש וסיסמה.
עוד יתרון משמעותי הוא העובדה שהלינק ישמש אתכם ליותר מפגישה אחת. כלומר, כמו שיש לכם קבוצת ווטסאפ משפחתית, כך יכול להיות לכם לינק ייעודי קבוע לשיחה עם אותה קבוצת אנשים. כלומר, לא תצטרכו בכל פעם להקליד מספר פגישה חדש. אפשרות הפעלת הצ'אט לאותו קבוצה מאוד נוח, והפרטים נשמרים אחורה, כך שגם כשמתנתקים וחוזרים, התוכן נשמר. התחברתי לשירות ותוך כמה דקות כבר שלטתי במרבית הפיצ'רים שבו.
יתרון נוסף ביחס למתחרות, הוא ההפעלה האינטואיטיבית ביותר, והקלות שבה ניתן לשים כל משתתף על 'השתק' אם הוא מעצבן אתכם. זה קריטי בשיעורים או בפגישות רבות משתתפים, שבהן יש המון רעשי רקע מצד אחד המשתתפים, אשר פוגעים ביכולת הקשב שלכם. שיעור יוגה למשל, שבו אתם מתקשים לשמוע את המדריך בגלל כל דיבורי הרקע. אגב, גם בקלות אתם שמים את עצמכם על מצב השתק או מכבים את תצוגת הוידאו שלכם, אם מישהו בבית מתפרץ לכם לשיחה.
בלי לפתוח חשבון: שיחת וידאו מרובת משתתפים בחינם. התמונה באדיבות Vonageבלי לפתוח חשבון: שיחת וידאו מרובת משתתפים בחינם. התמונה באדיבות Vonage
בלי לפתוח חשבון: שיחת וידאו מרובת משתתפים בחינם. התמונה באדיבות Vonage
(צילום: יח"צ)
איך זה עובד? ניתן לפתוח את הלינק דרך הנייד או דרך המחשב, ללחוץ על כפתור אחד שמאשר התחלת שיחה ולקחת חלק בשיחת הוידאו. אם אתם אלו שפותחים קבוצה, גם אינכם זקוקים לפתיחת שם משתמש, אלא פשוט בוחרים שם לקבוצה ושולחים את הקישור שנפתח לכם לכל מי שתרצו. קל מאוד להזמין אנשים לפגישה בהפעלה מהסמארטפון, שכן מייד נפתחים לכם כל האייקונים להזמין אותו (בווטסאפ, במייל, בהודעה לפייסבוק, בהודעת טקסט וכו').
טעון שיפור: לא ניתן לשנות את הרקע שלכם, כך שאם אתם מעוניינים בשמירה על חייכם הפרטיים, לא תוכלו לבחור רקע וירטאולי מאחוריכם. כמו כן, נתקלתי בקשיים בשיתוף תצוגת המסך.
לסיכום: אכן שירות נוח שנגיש גם למי שאינו טכנולוג מטבעו. אם המטרה הנוכחית היא בעיקר לאפשר שיחות וידאו מרובות משתתפים למשתמש הרגיל, זו אפליקציה מנצחת, לאור קלות התפעול שלה. לשימוש עסקי, עדיף לבחור בשירות עסקי אחר שמציעה החברה, ואשר מותאם יותר לצרכי עבודה. שירות שיחות בענן, שירות שיחות וידאו קבוצתיות – אך כל אלו כבר כרוכים בתשלום ומגיעים כחבילות לעסקים.
מי החברה שמאחורי? "אנחנו חברת הייטק בינלאומית בשם Vonage הנסחרת בבורסה האמריקאית, ואשר מרכז הפיתוח שלה ממוקם בתל-אביב", מסביר שגיא דודאי, סמנכ"ל המחקר והפיתוח של החברה. "בעקבות משבר הקורונה, השקנו מיידית בישראל ובעולם פתרון חינמי מהיר וקל לשיחות וידאו. עיקר פעילותנו הוא בפתרונות תקשורת ארגוניים, וכמו חברות הייטק רבות בימים אלו, רצינו ליצור משהו לטובת הכלל בחינם בתקופה זו. הבנו שאנשים צריכים לנהל בקלות ובחינם שיחות וידאו עם המשפחות שלהם, או עם הקולגות בעבודה. היה חשוב לנו שכל סבא וסבתא שיכולים לתפעל סמארטפון או מחשב, יוכלו בקלות ליצור קשר עם קרוביהם, מבלי שיצטרכו שם משתמש ותהליך חיבור שיכול להוות עבורם מכשול להתחברות. השירות פותח על המערכת שלנו, ומונגש לכל העולם".
האם זה עולה? לא, זהו שירות חינמי, ללא מגבלה של אורך השיחה.
  שומרים על כושר באמצע יום עבודה. שיעור און-ליין מהבית  שומרים על כושר באמצע יום עבודה. שיעור און-ליין מהבית
שומרים על כושר באמצע יום עבודה. שיעור און-ליין מהבית
(צילום: shutterstock)

שיעורי ספורט, קורסים און-ליין ופגישות צוות: כולם מדברים על זום

מהות השירות: שיחות וידאו מרובות משתתפים
היתרון המשמעותי: ניתן לצרף כמות עצומה של משתתפים לשיחת וידאו קולקטיבית.
איך זה עובד? אי אפשר להתעלם מהעובדה שכולם מדברים עכשיו על זום. אם אתם לא תלמידים, שכירים שהבוס כינס לפגישה מרוחקת או מכורי יוגה, ייתכן שעדיין לא לקחתם חלק בטרנד שתפס מדינה שלמה השבוע. כל שעליכם לעשות הוא להוריד את התוכנה למחשב הנייח או ללפטופ, או להוריד את האפליקציה לסמאטרפון.
אם אתה הוא זה שיוזם את הפגישה, עליך להזמין אליה משתתפים. אם מישהו אחר מזמין אותך, אתה מקבל לינק ייעודי עם מספר הפגישה. מי שמנהל את הפגישה מופיע בגדול, והיתר מופיעים על מסך משותף. ניתן לבחור לא להיות מוקרן עם מיקרופון פעיל או עם מצלמה פעילה, למי שמצלמה מרגישה לו פולשנית מדי, והוא מעדיף להיות רואה ואינו נראה. או שומע ואינו נשמע. כלומר, משתתף שיש לו ילדים שצועקים ברקע, יכול פשוט לנתק את המיקרופון, ולא להפריע ליתר המשתתפים, בעוד שהוא נוכח בפגישה.
איך מתקינים ומשתמשים? מתחברים לזום עם חשבון משלכם. בסרגל העליון בוחרים באפשרות של "ארח פגישה" או "הצטרף לפגישה קיימת". כדי לארח פגישה יש למסור את המספר שמופיע בלינק (זהו מספר הפגישה) למי שאתם רוצים לשוחח איתו. כדי להתארח בפגישה, יש להקליד את מספר הפגישה שקיבלתם.
כדאי להתנסות בפעם הראשונה פגישה עם עצמכם, כדי ללמוד את התוכנה, ולאחר מכן עם חבר קרוב, לפני שאתם ממהרים לערוך פגישות עבודה שחשובות לכם.
כדי לשנות את הרקע שמאחוריכם (אם אתם לא מעוניינים שיראו את הסביבה הפרטית שלכם), שימו לב שלאחר שאתם רואים את עצמכם מוקרנים על המסך, נפתח לכם מסך עם סרגל כלים שחור בתחתית. בחלק השמאלי ישנו חץ לכיוון מעלה, שאם תלחצו עליו פעם אחת, אחת האפשרויות תהיה "בחר רקע וירטואלי".
כעת, עליכם לבחור איזושהי תמונה ששמורה אצלכם במחשב ולסמן אותה בוי. שימו לב שהסרגל השחור חשוב גם כשאתם באמצע פגישה, ואתם רוצים ללחוץ על כפתור "השתק", הממוקם בצד התחתון והשמאלי ביותר, עם אייקון של רמקול.
מהם האביזרים הנדרשים לצורך הפעלה? אם משתמשים מהמחשב הנייח, יש צורך במצלמת רשת. אם משתמשים בלפטופ, יש בו מצלמה מובנית. יותר נוח להשתמש עם אוזניות ומיקרופון, למרות שניתן בהחלט להסתפק גם במיקרופון של המחשב, אבל אז כל בני-הבית שומעים גם את הפגישה. מצד שני, זה מאפשר להשתתף בקלות בשיעורי ספורט או ריקוד, גם ללא אוזניות על הראש. גם לגבי משתמשי סמארטפון, ניתן להשתמש רק עם הסמארטפון, או להוסיף גם אוזניה עם מיקרופון.
האם זה עולה? השירות הוא חינמי לכל המשתמשים, וכעת אין שום מגבלה על משך הפגישה, כהטבה שזום מעניקה לכלל המשתמשים ברחבי העולם, לאור משבר הקורונה. בימים רגילים, השירות הוא בתשלום עבור פגישות שאורכן הוא מעל 40 דקות.
פגישת צוות של עשרות משתתפים. באדיבות סולוטופגישת צוות של עשרות משתתפים. באדיבות סולוטו
פגישת צוות של עשרות משתתפים. באדיבות סולוטו
(צילום: יח"צ)
למי קריטי לשלם עבור פגישה ארוכה יותר? "לרוב עבור מורים ומדריכים שזקוקים להעביר שיעורים שאורכם עולה על 40 דקות, ואשר מפרסמים לינק ייעודי לפגישה למספר גדול של משתתפים. לייצר פגישה חדשה, בסיום 40 הדקות, מצריך לשלוח לכולם לינק חדש, וזה מסורבל, ולכן ככל הנראה הם יעדיפו לשלם בעתיד עבור שירות הפרימיום ללא מגבלת הזמן, אם יחזרו לגבות כסף עבורו".
מדוע אפליקציה זו הצליחה להתבלט משמעותית על פני אחרות? "בשונה מאפליקציות ותוכנות אחרות שמצריכות כישורים טכנולוגיים, זום נחשבת לכזו הפונה להמונים", מסבירה ליכטיג. "החל מילדים בגן ועד לסבים וסבתות. זה מאפשר למורה לדבר מול כיתה שלמה, למדריך כושר להעביר שיעור מרובה משתתפים. אני עברתי אתמול שיעור גאגא יחד עם עשרת אלפים איש ברחבי העולם".
עוד כמה אפשרויות שכדאי להכיר: "ניתן להקליט את הפגישות או את השיעורים, ואז להעביר ולשתף את התוכן עם מי שפספס את הפגישה או את ההרצאה", אומרת ליכטיג. "כמו כן, ניתן לשתף את הקבצים שעליהם עובדים במחשב. למשל, אם אני רוצה שגם יראו אותי וגם את הקובץ שעליו אני עובדת, אני עושה שיתוף של המסך שלי, עם משתתפי הקבוצה".
ממה להיזהר: בייחוד כשמדובר בפגישה שמאוד חשובה לך, או בפגישה מרובת משתתפים, צריך להיזהר לא לדבר עם בני-הבית כשאתם חושבים שאתם על מצב "השתק", בעוד שכולם שומעים אותכם. זכרו, זהו שידור חי לכל דבר. גם לחישות ישמעו בצורה מאוד ברורה בקרב כל המשתתפים בפגישה.
אם אין לכם דרך להשתיק את הכלב שנובח או את הילד שמשתולל ברקע, למדו כיצד להפעיל את מצב "השתק", לפני שאתם מתחברים לפגישה. חסכו לעצמכם בושות, וגם אל תפריעו ליתר המשתתפים, שכן ממילא לא תמיד קל להקשיב בתנאים של שידור מרחוק.
יש גם את העניין של קוד לבוש. זה נראה מאוד מוזר שכולם לבושים רגיל ואתה בפיג'מה, כשמדובר בפגישת עבודה וירטואלית. שים לב שבזוויות מסוימות המצלמה יכולה לקלוט יותר משהתכוונת, אז דאג שלא יהיה בפריים שום דבר שיכול להביך אותך בצורה כזו או אחרת, וערוך בדיקה לפני שאתה עולה "לשידור". כדאי גם לעדכן את בני-הבית. אתה יכול להיות בשיחת עבודה, ואז בן-הזוג יעבור מאחוריך כשהוא לא מודע לסיטואציה, ולגרום לאי נעימות גדולה.
כמה טרנדים שכדאי להכיר: עניין הרקעים מאוד תפס. למשל, מי שלא רוצה שיראו את הבלגאן שיש לו בבית מקרין את עצמו על רקע אחר. ויש גם אפשרות להוסיף וידאו, אבל היא לא מתאימה לכל סיטואציה כמובן, למרות שהיא יכולה להיות מאוד דינאמית ומצחיקה.
"אנשים שמים רקעים מאוד מצחיקים, וכיף במהלך הפגישה לדפדף ולראות את הרקעים של כולם", אומרת ליכטיג. "יש כאלה ששמו את 'לירן-חולצה-אפורה', מסיבת דיסקו או אתר סקי, כבדיחה על חופשת הסקי שהתבטלה להם בגלל המצב".
ומה לגבי שבירת הדיסטנס בין מנהלים לעובדים? "אין מה לעשות, התקופה הזו מאתגרת ויהיו מקרים שאתה תדבר עם מנהלת כוח האדם ופתאום הבן שלה יעבור וייכנס לשיחה ויעשה אתכם סמול טוק וישאל: 'מי זאת? מה היא רוצה?'", אומרת ליכטיג.
במה ההבדל הגדול בין שיחה קבוצתית בווטסאפ לבין שיחה קבוצתית בזום? "הזום הוא פגישה וירטואלית רשמית שקבעת", אומרת ליכטיג. "זה לא חודר מדי לפרטיות של העובד, במובן הזה שזה לא מתקיים בנייד שלו. הרי ווטסאפ משמש אותך גם לחייך האישיים, ואז זום מאפשר להשאיר את התקשורת במוד יותר מקצועי. לא כל עובד אוהב שפונים אליו בשעות לא שגרתיות למכשיר הנייד הפרטי שלו. אמנם גם הזום משמש כעת גם לפעילויות פנאי כמו שיעורי יוגה, אבל הוא מאפשר לעובד לקבוע איפה עובר הגבול בין חייו המקצועיים לחייו האישיים, ומשאיר את הנייד האישי שלו מחוץ לסיפור".

שיתוף קבצים: לא שירות חדש, אבל הכרחי לעבודת צוות

השירות: שירותי שיתוף קבצים של google
מהות השירות: שיתוף קבצי וורד, אקסל ופאוור-פוינט
היתרון המשמעותי: זהו לא כלי חדש, אך אם עדיין לא התנסיתם בו, הגיע הזמן. אם עד היום הסתפקתם רק בעבודה על קבצים במחשב שלכם, ושלחתם לבוס, לקולגות או ללקוחות שלכם את הקובץ, עכשיו תוכלו פשוט לשתף אותו. זה ימנע מכם לשמור כל גירסה בקובץ נפרד תחת שם אחר, יאפשר מעקב נוח אחרי שינויים בזמן אמת וגם ישמור את כל הגירסאות הקודמות שנעשו בקובץ.
אם אתם חוששים שימחקו לכם תכנים שעבדתם עליהם, הכל שמור ומגובה בצורה בטוחה מאוד. כמו כן, תוכלו להתחבר מכל מקום אל הקובץ, כך שגם אם הוא נשאר במשרד או בבית, אין לכך משמעות. לקובץ יש "בית" משלו, בצורת לינק.
גם וידאו וגם שיתוף קבצים, הכי קרוב לעבודת צוות במציאות. באדיבות סולוטוגם וידאו וגם שיתוף קבצים, הכי קרוב לעבודת צוות במציאות. באדיבות סולוטו
גם וידאו וגם שיתוף קבצים, הכי קרוב לעבודת צוות במציאות. באדיבות סולוטו
(צילום: יח"צ)
איך זה עובד? פתחתם קובץ וורד, קובץ אקסל או קובץ של מצגת בפאוור פוינט? יופי. עכשיו תכירו את האחים הוירטואליים שלהם. לצורך שיתוף קבצי וורד, ניתן להשתמש בגוגל דוקס. לצורך שיתוף קבצי אקסל ניתן להשתמש בגוגל שיטס. לצורך שיתוף קבצי מצגות ניתן להשתמש בגוגל סליידס.
האדם שאיתו אתם רוצים לשתף את הקובץ מקבל מכם לינק, ויכול להתחבר מכל מקום ולהכניס שינויים בקובץ. וכך, בכל פעם שאחד המשתתפים בקובץ המשותף מעדכן בו שינויים, כולם יכולים להמשיך לעבוד על הקובץ לאחר השינויים, בזמן אמת. מבלי לעבוד על קובץ אחר, שלא בטוח שהוא בגירסה המעודכנת ביותר. כלי מאוד יעיל לעבודה בצוות, שחוסך זמן, אנרגיה וטעויות הנובעות מעבודה משותפת.
ממה להיזהר? שימו לב, שכמה שנראה לכם שהמעבר מקבצים אישיים לקבצים משותפים הוא תמים, הוא יכול לגרום לאי נעימות רבה מאוד, ועד לקרע במערכות יחסים בעבודה. מדוע? אם בקבצים רגילים, גם אם הם קבצים עבודה, אתם לפעמים מקלידים לעצמכם הערות אישיות, ומסמנים אותם בצבע אחר, מתוך כוונה למחוק אותן לפני שאתם מעבירים את התוכן למישהו אחר.
כאן, הכל נעשה בזמן אמת. כלומר, כל דבר שתקלידו, או כל תמונה שתצרפו למצגת, יישמר בקובץ בזמן אמת ויהיה חשוף לכל המשתמשים. אם למשל זהו קובץ אקסל, שבו אתם רושמים הערה על אחד הלקוחות, אין לדעת לאן הוא יתגלגל בקרב העובדים, ולידיים של מי יגיע באמצעות השיתוף בלינק. לכן, שמרו על שפה מכבדת, דברו רק אמת והיו מוכנים לתת את הדין, כשיעמתו אתכם עם דברים שאתם כתבתם. אגב, לא תוכלו להכחיש, שכן כל גירסה שמורה תחת המשתמש שביצע אותה. ראו, הוזהרתם.
צריכים טכנאי מחשבים? להזמנה לבית או לשירות תיקונים מרחוק לחצו כאן
(צילום: shutterstock)

הזרמת סרטים ומוזיקה: החידושים

גם בתחום הסטרימינג (הזרמת תוכן), יש כמה חידושים. ראשית, נטפליקס מציעה לכם אפשרות לצפות בתכנים יחד עם אנשים נוספים. תקראו לזה 'מסיבת פיג'מה מרחוק' אם תרצו. שנית, גם בתחום הסטרימינג כדאי לדעת שיש כמה שחקניות בשוק.
שם האפליקציה: yandexmusic
האפליקציה הושקה לפני 3 חודשים בעברית, והיא קיימת גם באנגלית וברוסית.
איך זה עובד? מורידים בחנות את האפילציה, מתחברים עם אי-מייל או דרך רשתות חברתיות, בוחרים את ההעדפות המוזיקליות ומתחילים לשמוע מוזיקה.
למי שחדש בשירותי הסטרימינג למוזיקה, במה ההבדל הגדול בין האזנה דרך אפליקציית מוזיקה לבין האזנה למוזיקה ביוטיוב? ברגע שאתם ממשיכים לגלוש בסלולרי שלכם, בודקים הודעות או נכנסים לרשתות חברתיות, הסרטון נעצר. באפליקציות מוזיקה, השיר ימשיך להתנגן ברקע, וזהו יתרון משמעותי מאוד.
ג'אנגו, ספוטיפיי או יאנדקס? שירות הפרימיום בתשלום משמעותית עדיף על החינמי: אחרי כמה שנים שהאזנתי למוזיקה באפליקציית ג'אנגו (Jango), מאסתי בצורך לדרג שירים אחת לחצי שעה, בתמורה לשירות החינמי. רובם היו גרועים, ופגעו ברצף ההאזנה. אכזבה גם העובדה שכמעט ואין בג'אנגו פלייליסטים של מוזיקה בעברית. כשעברתי לספוטיפיי, מאוד לא אהבתי את השירות החינמי, שהיה לא נוח לשימוש, לא אפשר מעבר נוח בין השירים ולא ניתן היה להוריד מוזיקה ולהשתמש במכשיר גם כשהוא במצב טיסה. המעבר לשירות הפרימיום בתשלום שדרג משמעותית את חווית השימוש. עכשיו, כשיש אפשרות להשיג את אותו דבר בחצי מחיר, שווה לעבור, או לקוות שספוטיפיי, המתחרה הגדולה והמוכרת תשווה מחירים. כעת, יאנדקס מציעים את השירות למשך חודשיים בחינם, למי שיקליד קוד מתנה עם המילים "ATHOME". לאחר מכן, התשלום הוא עשרה שקלים לחודש, במקום 20 שקל לחודש שמציעה סופטיפיי.
חווית משתמש: הורדתי את האפליקציה הזו לפני מספר ימים, ולאחר התנסות בה, גיליתי שכל הפיצ'רים מבחינתי דומים לספוטיפיי, וגם הפלייליסטים (רשימות ההשמעה), לא שונים בהרבה מאשר המתחרות, ומאפשרים גם חשיפה למצעדים בינלאומיים מעודכנים. שמחתי לגלות פלייליסטים חדשים עם קריצה למצב: "ישראל בבידוד", "לנקות בכיף", "פלייליסט לעבודה מהבית" ו"להישאר אופטימיים".
עוד כתבות בנושא:

שירות חדש של ווטסאפ: שיחות קבוצתיות

האפליקציה: ווטסאפ
מהות השירות: פיצ'ר די חדש שהוסיפה ווטסאפ, המאפשר שיחות וידאו קבוצתית של עד 4 משתתפים. הכי קרוב לשיחת ועידה שהכרתם עד היום, פשוט תוסיפו לזה את האפשרות לווידאו.
היתרון המשמעותי: אפליקציה שממילא רבים כבר מכירים ועושים בה שימוש. אין צורך להוריד תוכנה או אפליקציה חדשה. זמין מיידית לכל אנשי הקשר שלך. קל מאוד לשימוש ודי אינטואיטיבי.
איך זה עובד? יש שלוש אפשרויות שונות לבצע את שיחת הוידאו.
האם זה עולה? לא, השירות הוא חינמי.
ממה להיזהר? חשוב מאוד לשים לב שלא מדברים על אחרים, לפני שהם עלו על הקו. לזכור שיש לפעמים דיליי טבעי בהצטרפות לשיחה, וששומעים הכל.
חסרונות: מוגבל לך ולעוד 3 אנשים ששמורים אצלך באנשי הקשר, כך שסך-הכל יכולים להשתתף בשיחה רק עד 4 משתתפים. פחות מתאים לשימוש עסקי, שכן הווטסאפ היא אפליקציה שיותר פונה למשתמש הביתי והחברתי, ופחות מזוהה עם שוק העבודה. לכן, היא מתאימה בעיקר למי שאתם מבצעים איתם שיחות טלפון מהמכשיר הנייד שלכם: חברים, בני-משפחה, שכנים, קולגות מהעבודה ברמה של קירבה גבוהה יותר.
טיפ חשוב: זכרו שאתם לא יודעים באיזה מצב נמצא האדם השני שמעבר לקו. כשמדובר בווידאו, זה כאילו שאתם תופסים אותו על חם. לכן, מאוד לא מומלץ לחייג ישר בווידאו, אלא לבקש רשות לפני כן בסמס או בשיחה רגילה. אחרת, אל תתפלאו אם יסננו אתכם, או יתפסו זאת כחציית קו שאינה לגיטימית, ואשר יכולה לפגוע בתדמית שלכם או ביחסים. כן, עד כדי כך. זה שאתם מרגישים בנוח עם הצד השני, לא אומר שהוא מרגיש כך כלפיכם, בייחוד כשמדובר רק ביחסי עבודה, שמתנהלים בקו הפרטי.
צריכים טכנאי מחשבים? להזמנה לבית או לשירות תיקונים מרחוק לחצו כאן
ynet הוא שותף באתר "המקצוענים"
פרסום ראשוני: 15:53 , 27.03.20