בשיתוף חשבשבת
כמעט כל עסק קטן שואף לצמוח, אך רוב העסקים מתרחבים תוך כדי תנועה -בלי מפת דרכים, תכנון מקדים או הבנה מה באמת צריך לשנות. כתוצאה מכך, במקום להתפתח, העסקים "נחנקים" מההצלחה שלהם.
"חברות שגדלו איתנו מגלות שהתרחבות יוצרת בעיות חדשות שלא היו להן קודם", אומר קובי כהן, מנכ"ל H-ERP חשבשבת, שמספקת מערכות לניהול תהליכים עסקיים ופתרונות טכנולוגיים לניהול העסק. "הן היו מצליחות, ופתאום מתחילות להיכשל – לא כי העסק רע, אלא כי לא נוהל באופן אחר".
עם התרחבות כוח האדם, הגדלת מערכות המחשוב והגדלת השטח המסחרי, מה שעבד בעסק קטן מפסיק לעבוד: כשהתשתיות הטכנולוגיות לא עומדות מול העומס - מידע חשוב הולך לאיבוד, תהליכי עבודה מתווספים והנהלת החשבונות הופכת למורכבת. "כדי לצמוח באופן בריא, צריך לעשות זאת בצעדים מדודים ולבנות מעטפת שלמה של תכנון ובקרה", מבהיר כהן.
שאלנו את אנשי חשבשבת אלו מלכודות הן הנפוצות ביותר בזמן צמיחת העסק – ואיך אפשר להתמודד איתן.
מלכודת 1: מידע חיוני הולך לאיבוד עם הגדלת כוח האדם
גיא צרפתי, מנהל מחלקת PRO בחשבשבתגיא צרפתי, מנהל מחלקת PRO בחשבשבת המספקת פתרונות ויישומים ייעודיים ללקוחותיה, מלווה עסקים צומחים מקרוב ורואה את אותן טעויות שוב ושוב. "כשהעסק נוהל על ידך בלבד, הכל היה אצלך בראש וידעת בדיוק מה קורה", הוא מסביר. "אבל ברגע שמצטרפים עובדים נוספים והסמכויות מתפזרות ביניהם - אחד מכין הצעות מחיר, אחר מנהל את המלאי, חייבים לעבוד בסנכרון. בלי מערכת שמקשרת ביניהם המידע מתפזר, דברים נופלים בין הכיסאות ובסוף גם אתה כבעל העסק מאבד שליטה".
צרפתי מסביר שהבעיה מחמירה ככל שהחברה גדלה, וכך גם הצורך בסנכרון בין העובדים גדל. כהן מוסיף: "בלי בניית תהליכים ברורים, כל עובד ומנהל נמצא בבועה שלו ובסוף אף אחד לא יודע באמת מה קורה בעסק. סינרגיה לא מתרחשת מעצמה - צריך להאציל סמכויות, לפרק את התהליכים שהיו מרוכזים אצל גורם אחד, לאפיין אותם מחדש ולהיעזר במערכות מידע כדי לוודא שהכל מסונכרן, אחרת זה מתפרק". לכן, חשוב להיעזר בכלים הטכנולוגיים הנכונים, שיעשו את ההבדל ויעזרו בתהליכי הצמיחה. "מערכת H-BIשל חשבשבת, למשל, מאפשרת למנהל לראות תמונת מידע מקיפה של כלל המחלקות בעסק, וכל מנהל מחלקה יראה רק את המידע שרלוונטי לו. המערכת מנגישה את המידע דרך דשבורדים מתקדמים, שמציגים את המספרים והנתונים בזמן אמת. כך המנהלים שולטים במידע".
קובי כהן, מנכ"ל חשבשבתללאמלכודת 2: שרת המחשבים בעסק כבר לא מספיק - מה עכשיו?
עם צמיחת העסק, האתגרים הטכניים גדלים וחשבשבת מכירה זאת היטב. "אנחנו מלווים עסקים שהתחילו ממחשב אחד ומשתמשים בודדים באותו משרד", מתאר כהן. "המערכת עבדה מצוין כל עוד הכול היה מרוכז במקום אחד, אבל ברגע שנפתח סניף נוסף, או שסוכני מכירות עובדים מהשטח ומנהלת החשבונות עובדת מהבית, מתגלות מגבלות הגישה למידע: הנתונים לא זמינים לכולם בזמן אמת, ויש פערים בין מה שקורה בשטח למה שמופיע במערכת".
בחלק גדול מהמקרים, המעבר לענן הוא הפתרון המתבקש. "סוכני מכירות, למשל עובדים מהשטח וזקוקים לגישה מיידית להזמנות או לתעודות משלוח – הם לא יכולים לחכות שישובו למשרד", מחדד כהן. "שרת ענן מרכז את כל המידע במקום אחד ומאפשר לכל העובדים להתחבר אליו מכל מקום, צריך רק חיבור לאינטרנט. מעבר לכך, העלאת העסק לענן מאפשרת להתאים את משאבי המחשוב לקצב הצמיחה: העסק משלם רק על מה שהוא צריך בכל רגע, כשירות חודשי, במקום להשקיע סכומי כסף גדולים ברכישת תשתיות מחשוב חדשות בכל שלב בהתרחבות".
"יש תחושה שהשליטה זזה מהידיים, אבל בפועל קורה בדיוק להפך", אומר כהן. במודל שבו השרת נמצא פיזית בעסק, בעל העסק אחראי לגיבויים, לעדכוני האבטחה ולחסימת פרצות. "היום מספיק האקר אחד כדי לפרוץ לשרת מקומי ולהשבית עסק שלם", הוא מדגיש.
בענן, הגיבויים מבוצעים אוטומטית, האבטחה עומדת בסטנדרטים גבוהים בהרבה, והעסק נהנה מהגנה של תשתיות שמנוהלות על ידי גוף גדול ומקצועי. "זו שכבת הגנה שמורידה מבעל העסק דאגה אחת גדולה ומאפשרת לו להתמקד בצמיחה", מסכם כהן.
מלכודת 3: הדור הצעיר "מנחית" טכנולוגיות חדשות לפני הבנת הצרכים
אחת המלכודות הנפוצות ביותר של עסקים צומחים היא התלהבות טכנולוגית מופרזת מצד הצעירים בעסק הוותיק.
"נכנס דור צעיר שמחפש לשדרג את החברה", מתאר צרפתי. "זה מבורך, אבל הבעיה מתחילה כשהם מאמצים תוכנות חדשות עוד לפני ניתוח שרשרת התהליכים. הם לוקחים כלים ששמעו עליהם, מנסים להטמיע אותם ולרוב לא דואגים לחבר אותם למערכת ה-ERP. כך נוצרת עוד מערכת מידע נפרדת ועוד סרבול".
כדוגמה, צרפתי מספר על עסק שבו הדור הצעיר הקים פלטפורמת מסחר אינטרנטית, אך לא דאג לחבר אותה ל-ERP או למערכות סליקה. "זה יצר חוסר סנכרון בין ההזמנות, המלאי והתקבולים. במערכת H-WEB של חשבשבת, לעומת זאת, אפשר לפתח אתר מכירה מקצה לקצה, לכלול סליקה בתוך המערכת החשבונאית וליצור חיבור למלאי – כך שהכל מנוהל במקום אחד".
מלכודת 4: כשמנסים לשנות יותר מדי ויוצרים בירוקרטיה מיותרת בעסק
לפעמים הבעיה היא הפוכה - ניסיון "לנהל" יותר מדי ומהר מדי. "לפעמים, עסקים שצומחים, ממהרים לקבוע תהליכי עבודה חדשים מבלי להבין את ההשלכות על תפעול העסק", מתאר צרפתי. "פתאום מחליטים שהם מנהלים צבר הזמנות בלי אפיון תהליכים מתאים - ובמקום לייעל את העבודה זה רק מסרבל, הזמנות נעלמות בין עובדים, משימות נתקעות, אספקות מתעכבות והאמינות מול הלקוחות נפגעת ".
כדי למנוע את הכאוס הזה, מציין כהן כלי לניהול תהליכים עסקיים: "בעזרת כלי H-BPM של חשבשבת, כל משימה מקבלת תחנה מוגדרת משלב קבלת ההזמנה ועד המסירה ללקוח וכל עובד מכל מקום יכול לאשר ולעדכן את הסטטוס ישירות מהנייד". כך, יש מעקב שוטף מכל מקום ובכל רגע נתון אפשר לבדוק איפה ההזמנה עומדת, מה הושלם, מה תקוע ומי אחראי לשלב הבא. "גם הלקוח הוא חלק משרשרת העבודה – הוא יכול לעקוב אחרי סטטוס ההזמנה שלו, לקבל עדכונים וגם לשלם. הכל מתעדכן ב-H-BPM".
שלושת עמודי התווך: אינטגרציה, אוטומציה וניתוח מידע
אינטגרציה: "ברגע שעסק גדל מעסק קטן לבינוני ויש לו צורך בחיבור למערכות ותוכנות אחרות, אנחנו מפתחים את הממשק בין מערכת ה-ERP למערכות השונות", לדברי כהן. "בעולם של ריבוי תוכנות זה מאפשר לחשבשבת להיות מערכת הליבה של העסק, ובמקביל לקבל פתרונות נוספים מתוכנות אחרות - למשל מערכת לניהול מחסן או קופה. מחלקת ה-PRO בחשבשבת דואגת לאיפיון ולחיבוריות בין המערכות כדי שהכל יעבוד ביחד".
אוטומציה: "אם היו לי רק 5 עובדים ו-100 לקוחות, כשריכזתי הכל לבד כבעל עסק, הכל היה פשוט. פתאום, כשיש 20 עובדים ו-600 לקוחות, כל התהליכים בחברה השתנו וזה נהיה יותר מורכב", אומר כהן. "הפתרון הוא אוטומציה מותאמת לתהליכים בעסק. יש היום הרבה כלים טכנולוגיים שמסייעים לעסק, מייעלים תהליכים, מפחיתים עלויות כוח אדם ומקלים על צמיחת העסק – בתנאי שבוחרים את הכלים הנכונים ומשלבים אותם בחוכמה".
ניתוח מידע: "בעסק קטן, בעל העסק שולט בכל ומחזיק הרבה מידע אצלו בראש", מסביר כהן. "ברגע שהעסק גדל, המידע מתפזר אצל אנשים שונים וצריך לנתח אותו בכלים אחרים: לא רק דוחות, אלא מערכת BI שתשב על הדאטה ותציג נתונים חשובים בצורה מהירה וזמינה".
עסקים שמתכננים את הצמיחה בחוכמה, משלבים את הכלים הנכונים ובונים תשתית טכנולוגית שגדלה איתם - הם אלה שיצליחו לגדול בלי להישבר בדרך. "צמיחה היא שאיפה טבעית של כל עסק", מסכם כהן, "אבל כל עסק צומח בקצב אחר ועם אתגרים שונים. התפקיד שלנו הוא להבין את הצרכים של כל עסק, לבנות עבורו את התשתית הנכונה וללוות אותו בשלבים הקריטיים של ההתרחבות".
בשיתוף חשבשבת
