את הכתבה הזו אולי ייקח לכם רבע שעה לקרוא, אך היא יכולה להתברר כהשקעת הזמן הכי משתלמת שלכם, בעצם. תחום ניהול הזמן מתחיל לקבל את קדמת הבמה.
זהו תחום שהתעורר בעשור האחרון, שהפך למהיר ותובעני יותר. כל תפיסת הזמן, איזון בין בית לעבודה – כל אלו עברו וממשיכים לעבור מהפכה מהיסוד.
(צילום: shutterstock)
אז מדוע אנחנו לא מספיקים כלום, ומהם החסמים הבולטים, שנמצאים לרוב, מתחת לפני השטח? שלושת הסיבות העיקריות הן: קושי בתעדוף, קושי בהערכת הזמן שהמשימות באמת ייקחו והקושי לומר "לא". אך אלו לא הסיבות היחידות.
בדקנו עם אנשים שהפכו את תחום ניהול הזמן למקצוע שלהם, וחזרנו עם מסקנות והמון תובנות. אז בין אם אתם שכירים או עצמאיים, הכתבה הזו יכולה לעזור לכם להספיק הרבה יותר, בזמן המוגבל שעומד לרשותכם.

לגרום לדברים לקרות: דיוויד אלן, הגורו של ניהול הזמן

אי אפשר לדבר על ניהול זמן בלי להזכיר את הגורו של התחום, אבי ניהול הזמן, הלא הוא דיוויד אלן, מפתח שיטת GTD. אפשר לומר, שעל בסיס השיטה הוותיקה שלו, שפורסמה כבר לפני 20 שנה, התפתחו יתר השיטות בתחום.
GTD הם ראשי תיבות של "לגרום לדברים לקרות" (Getting things done), והיא מבוססת על רשימות, סידור, מיון וארגון. לאורך השנים, השיטה עצמה עברה עדכונים שהתאימו לאורח החיים המודרני, אך הבסיס לא השתנה, ולמעשה על בסיס זה פועלים רוב האנשים בתחום עד היום.
מי שרכשו את הזכויות ללמד את התוכן שלו בישראל הן נועה גורדון ועידית משה, שתי חברות ילדות עם אופי הפוך לחלוטין. גורדון, בחורה מאורגנת ותקתקנית. משה, "בלגניסטית מטופלת", להגדרתה. כמובן שאת המהפך הגדול חוותה משה, שנאלצה לא רק להתאים את עצמה למסגרת נוקשה ולסגל הרגלים חדשים, אלא גם להתמיד בהם, בתור מי שמלמדת את התחום.
(צילום: shutterstock)
השיטה על קצה המזלג: "כל משימה שמגיעה אליך, צריכה להילכד", מסבירה גורדון. "אין מה לסמוך על המוח ולא להעמיס עליו, בייחוד בעידן של עודף מידע כמו זה שאנו נמצאים בו. חשוב לאסוף את המשימות או את המחשבות החוזרות שצצות בכלי איסוף אחד, כדי למנוע פיזור".
לדבריה, "אחת ליום-יומיים, יש לרוקן את הכלי הזה ולהחליט מה עושים עם כל משימה: לתייק בארכיון, למחוק, לבצע מיידית אם המשימה אורכת רק שתי דקות, להעביר הלאה לטיפול של מישהו אחר או להכניס לרשימה ולבצע אותה בהמשך, בזמן שיוקצה לה. אחת לשבוע, יש לבצע סקירה שבועית ובה עוברים על כל רשימת המשימות, ולבדוק מה רלוונטי ומה לא".
מה לדעתכן הכי פוגע בפרודוקטיביות של אנשים והשיטה הזו נותנת לו מענה?
משה: "הרבה אנשים מסתמכים על הזיכרון, ובעידן של "התקפת מידע": ריבוי פניות בווטסאפ, במייל, ברשתות החברתיות – חייבים לעצור וללכוד במקום אחד את כל המשימות".
לדברי משה, "הבעיה העיקרית היא שרבים מתנהלים בצורה אקראית, ואז מתפלאים מדוע דברים נופלים להם בין הכיסאות. ברגע שיש שיטה, תבנית מסודרת, ומקפידים לשמור עליה, ממש כמו בדיאטה, יש תוצאות. השיטה לבד לא עובדת אם לא מיישמים אותה".
וכאן, המשמעת העצמית, ההתמדה והתרגול, הן שישנו את ההתנהלות שלכם. גורדון: "את ההבדל מרגישים רק כעבור מספר חודשים של יישום, ואז כבר קשה לחזור לאחור. מאוד קשה להתרגל בהתחלה לפגישה שבועית עם עצמך, למשל, ויש נטייה לדחות אותה. ואולם זה קריטי, ומונע מצב שבו אנחנו 'נשטפים' אל תוך השגרה, היומיום והבלת"מים".
משה: "חשוב לעצור לרגע, ולהסתכל מנקודת מבט כוללת ורחבה יותר על השבוע שלנו, על רשימת המשימות, לרוקן את מה שבוצע, להציץ ביומן אחורה וקדימה, ולעשות מין 'ניקוי שולחן' פיזי ווירטואלי. אני לא יכולה להתחיל שבוע בלי זה".
(צילום: shutterstock)

האתגר בשיטה: להיזהר לא ליפול למלכודת של בזבוז זמן רב מדי על רשימות וניהול משימות

וכמו בכל דבר, כשמגזימים בו הוא מאבד את הפואנטה. אם תתמכרו לעריכת רשימות ולתכנוני תכנונים, תמצאו את עצמם במצב של עודף רשימות וחוסר אפקטיביות. בסופו של יום, מה שחשוב הוא הביצוע, ולא התכנון.
כיצד לא נופלים למלכודת הזו של לעבוד בלנהל את הזמן יותר מדי?
משה: "אם אתם מוצאים שאתם עוסקים יותר מדי בבניית רשימות ובתעדופים, וההספק היומי שלכם לא מרשים, כנראה שיש משהו שאתם עושים לא נכון. הדבר הכי חשוב הוא להשקיע פעם אחת בצורה יסודית בניקוי של תיבת הדואר הנכנס במייל, במיון כל הניירת ובעריכת רשימת מטרות ברורה.
גורדון: "לתחילת התהליך נדרשים כמה ימים מלאים ולעתים גם שבועות (למי שבמצב הזנחה של ניירת ומשימות). בהמשך, הסקירה השבועית אורכת שעתיים וחצי-שלוש בשבוע, ועוד כעשרים דקות ביום שאמורים להיות מוקצים לתכנון".

בישראל: עובדים יותר שעות משאר העולם, אך בתפוקה נמוכה מהממוצע

טלי סגל הגיעה לתחום ניהול הזמן אחרי קריירה צבאית ועם דרגת סא"ל. אחרי שנים שהכשירה סגני אלופים בצה"ל והעבירה אותם סדנאות שהפכו אותם מדרג ניהולי בינוני לדרג ניהולי בכיר, היא בחרה בנישה הזו כמקצוע. כיום, היא מפתחת שיטת "בו בזמן", מנהלת תחתיה 30 מנחים המעבירים סדנאות לניהול זמן בארץ ובעולם ומחזיקה בבלוג מאוד פעיל בתחום זה.
"ב-15 השנה האחרונות אני מקדישה את כל כולי למחקר של הנושא, ובימים אלו בשיאו של תואר שני בתחום איזון בית-עבודה", אומרת סגל. "אני שמחה שזיהיתי בזמן שזו המיומנות הקריטית ביותר לעשור הקרוב. אי אפשר להתעלם מהעובדה שכיום יש דרישה לכך שההדרכות יתמקדו בכלי ניהול זמן לעבודה מהבית, כדי להתמודד עם הטשטוש בגבולות בין הבית לעבודה".
(צילום: shutterstock)

בין 50 ל-200 משימות פתוחות לכל אחד

"הקורונה, רק החמירה את העניין, ורבים מתקשים כיום יותר ויותר לעמוד בקצב של הר המשימות שלהם", אומרת סגל. "אם בעבר, זה היה מאתגר, אך אפשרי לביצוע, כיום, הגענו לנקודת אל-חזור. כיום אנחנו בעצם במצב שמכונה 'מגה-טסקינג'. לכל אדם יש בין 50 ל-200 משימות פתוחות, לפחות, שמחכות לביצוע שלו".
לדברי סגל, "במגבלות הזמן הקיים, אין ברירה אלא להכיר בעובדה שלא כל המשימות יקרו. שיטת התעדוף השתנתה, ובמקום לסמן וי על כל הרשימה, אנו נדרשים כיום לבחור מתוכה משימות, ולשבץ אותן ביומן שלנו".
מה האתגר הגדול ביותר שזיהית בתחום זה?
סגל: "קיים מגוון גדול של שיטות לניהול זמן, וכמי שחקרה את כל השיטות ושמעה מאלפי אנשים על ההתמודדויות היומיומיות שלהם בתחום הזה, הבנתי שלא לכולם יש אותו האתגר. כלומר, לכל אחד יש חוליה אחת שחלשה יותר בשרשרת שלו, ואותה הוא נדרש לחזק.
"יש מי שיתקשה בתכנון ובתעדוף, יש מי שיתקשה לעמוד במשימות שרשם לעצמו ביומן באותו היום ויש מי שיתקשה לומר 'לא' לאחרים. גם בעניין הזה, אגב, יש פערים גדולים. יש אנשים שיתקשו לומר 'לא' בעבודה, ויש כאלה שיתקשו לומר 'לא' לחברים או למשפחה. אין אחידות. לכן, חשוב להתנסות במספר שיטות, ולבחור לחזק את מה שכבר עובד לכם".
לדברי סגל, "אין פתרונות קסם, ואין שיטה שעדיפה על אחרת, ולכן אני דוגלת בשיטה של מערכת ניהול זמן מותאמת אישית. למשל, כל הטרנד הזה של אפליקציות, הוא מבורך, אבל הוא לא מעיד בכלל על פרודוקטיביות. כבר נתקלתי בלא מעט אנשים שמתנהלים עם יומן פיזי ועם דף משימות יומי מנייר, שמספיקים הרבה יותר מכל חובבי הטכנולוגיה".
במה שונים הישראלים, אם אפשר להתייחס אלינו באופן גורף, כבני אותה תרבות?
סגל: "אנחנו תרבות שמאוד מבוססת על בלת"מים. אנחנו ממש לא נצמדים לתוכנית, ללו"ז או להתחייבות. ובמקום להתנגד לזה, כדאי לזרום עם זה. אני למשל, כיום, כמי שחיה ונושמת את התחום, מכינה לעצמי מראש לו"ז יחסית מאוורר. אני דואגת לשבץ בלו"ז שלי משימות חשובות מאוד (שאינן דחופות) בשעות הבוקר, שמתאימות לערכים שלי, ולדברים שהכי חשוב לי לקדם לטווח רחוק, ועוד משימה או שתיים לערב.
"את שאר היום אני מפנה לדברים שצצים, וממילא יצוצו, גם אם לא אתכונן להם. אני בוחרת לתת מענה רק להסחות הדעת החשובות מביניהן. ניסיתי את השיטה של בלוקים של זמן, ומניסיון, לרבים זה לא עובד ורק יוצר תסכול. למעשה, אני מבססת את הלו"ז שלי על 20 אחוז תכנון, ו-80 אחוז זמן שמוקדש מראש ללא צפוי, ויחד עם זאת, אני מספיקה הרבה יותר, אני בתחושת סיפוק, שליטה ורוגע".

"מתוך יום עבודה של 9 שעות, הרוב עובדים 3-4 שעות נטו בלבד"

"באופן מפתיע, גם מתוך יום עבודה של 9 שעות, כפי שעולה ממחקרים, המספרים כיום ברורים וידועים לכולם: מעט מאוד אנשים עובדים יותר 4-5 שעות נטו", טוענת סגל. "בשאר הזמן הם רק 'מנסים לעבוד, ומפריעים להם או שהם מפריעים לעצמם'".
(צילום: shutterstock)

"מנהלים טועים וקובעים פגישות עבודה בשעות הזהב של הבוקר"

"גם מענה למיילים, שיחות טלפון, בקשות מפתיעות מהבוס – כל אלו הם גם חלק מהעבודה", אומרת סגל. "רק חשוב שהם ייעשו בשעות שאנחנו פחות מרוכזים בהן ממילא, כמו למשל, בשעות הצהריים . מבחינתי, שעות הבוקר שבין 9:00 ל-11:00 הן שעות הזהב של הריכוז שלנו, למרבית האוכלוסייה".
לדבריה, "מנהלים בארגונים שקובעים פגישות צוות לשעות האלה, פוגעים בתפוקת הארגון בצורה משמעותית. אם כולם יתרגלו שבשעות האלה עובדים, ולא מפריעים אחד לשני, יום העבודה יהיה אפקטיבי יותר בצורה משמעותית. לאחרונה, אפילו גופים שמרניים כמו בנקים ומשרדי ממשלה, התחילו במדיניות שמעודדת עובדים להימנע מלקבוע פגישות ולנהל ישיבות בשעות הבוקר".
(צילום: shutterstock)
ומה לגבי טיפוסי בוקר וטיפוסי לילה?
סגל: "בהחלט יש עניין של שעון ביולוגי. אני למשל, טיפוס לילה מובהק. ואני לא נלחמת בזה. אז אצלי שעות הריכוז יהיו בבוקר המאוחר יותר (בין 10:30 ל-12:00), בעוד שאצל טיפוסי בוקר, הן יהיו בשעות בוקר מוקדמות יותר (ייתכן שגם 8:00 עד 10:00). אבל אין מה לומר, שעות הבוקר הן שעות שיא היעילות של רוב האוכלוסייה. זאת, בהנחה שמעיפים הסחות דעת של טלפונים, מיילים, התראות ורשתות חברתיות. לא מאמינים? נסו שבוע בעצמכם".
אבל יש הטוענים שקל להם יותר לעבוד בלילה.
סגל: "נכון שלטיפוסי הלילה יש גם "פיק" של יצירתיות וריכוז גם בלילה, אבל זה לא במקום שעות הריכוז של הבוקר המאוחר, אלא בנוסף. לטיפוסים כאלה, לקום בחמש בבוקר, רק בגלל שזה טרנד מדובר כרגע, זה יכול להיות אסון מבחינת התפוקה היומית שלהם ואף לגרום להם לנזק בריאותי".
ועדיין, רבים מטיפוסי הלילה סובלים מביקורת חברתית על כך שהם מתעוררים מאוחר.
"לא כולם בנויים להיות ערים בשעות הבוקר המוקדמות, וזה לא אומר שהם יהיו פחות יעילים או עם פחות משמעת עצמית. הקורונה הוכיחה לכולם, שבסופו של דבר מה שקובע בתפקידים משרדיים זה התפוקה, ולא הכרטיס שעובדים מעבירים בשעון הנוכחות".
(צילום: shutterstock)

הטכנולוגיה חוסכת לנו זמן או גוזלת זמן? תלוי איך משתמשים בה

אי אפשר להתייחס לתחום ניהול הזמן, בלי להזכיר את אינפלציית האפליקציות והפתרונות הדיגיטליים בתחום זה. גם אם אתם טיפוסים שמרניים יחסית, שמחזיקים יומן פיזי, מחברות, רשימות, עפרונות מחודדים וטושים זוהרים – תודו. גם לכם יש מייל, חשבון פייסבוק, חשבון אינסטגרם, קבצי וורד, קבצי אקסל, חשבון ווטסאפ (פרטי או עסקי) ואיזושהי אפליקציית 'פתקים'.
אז מדוע החשש מאפליקציות לניהול זמן עדיין קיים? מבחינה של כמה אפליקציות שונות ומובילות, הסיבה היא שרובן עדיין לא מושלמות לקהל הישראלי. הן בשימוש בעיקר בקרב עובדי הייטק ובקרב פריקים של התחום. יתר האוכלוסייה? מחכה שמישהו ירים את הכפפה ויצור אפליקציה שתענה על כל הצרכים של המשתמש בעברית.
למשל, יש אפליקציות נהדרות ומעוצבות, שכשכותבים בהן בעברית השורה מתיישרת לשמאל. זה יוצר דיס-אוריינטציה (תחושת חוסר התמצאות) ומאוד לא נעים לשימוש יומיומי. יש כאלה שמבוססות על תזכורות, ואז מרוב התראות שקופצות לנייד, אתה מרגיש כאילו הנייד שלך הפך להיות החבר הנודניק הזה שלא מפסיק להטריד.
יש כאלה שמבטיחות לסדר לך את החיים, כמו נושן, אבל אתה צריך לעבוד במשך שבועיים בשביל ללמוד את התוכנה, ולמי יש זמן וכוח לזה? ואם יש שיטה שאהבת, לא בטוח שהיא נגישה למכשיר הסלולרי שלך (משתמש אנדרואיד שמעוניין באפליקציה של אפל, ולהיפך).
לסיכום: התחום הזה, עם כל ריבוי האפליקציות שבו, עדיין בחיתוליו, וטרם הומצאה השיטה האינטואיטיבית הזו, שתתקשו להתנגד לה והיא תהפוך לדרך שנייה שלכם.
ממש כמו שטיק-טוק הפכה ברגע את כולם לעורכי וידאו, אינסטגרם הפכה אתכם לצלמים, וגוגל הפכה אתכם לספרנית. בתחום ניהול הזמן, זה עוד לא קרה. עד אז, תוכלו להסתפק בכל מיני פתרונות ביניים.
(צילום: shutterstock)

"הפרידו רשימת משימות מרשימות של איסוף מידע"

ובכל זאת, אי אפשר להתעלם מהעובדה שזהו טרנד שהולך ומתגבר, ולא לבקש כמה עצות מתומי בראב, שהקים עסק המכונה "סופר טולז" ואשר עוסק בהנגשת הכלים הדיגיטליים לכל מי שרוצה לנהל את הזמן שלו טוב יותר, בלי להוציא דף ועט.
"אחד הטיפים העיקריים שלי במעבר לניהול משימות ותזכורות באופן דיגיטלי, הוא להפריד בין רשימת משימות לבין רשימת מידע", אומר בראב. "אם המטרה היא רק לאגור מידע לצורך אחסון שלו או קריאה עתידית, זה לא צריך 'להתערבב' רשימה של דברים שהם בבחינת משימות".
לדבריו, "גוגל קיפ למשל, מאוד יתאים לריכוז של רשימות קניות ומתכונים, והוא תחליף טוב יותר ל'פתקים' שבעבר היו יותר בשימוש. נושן, יתאים יותר לריכוז מידע פנים ארגוני ומתאים יותר לעבודת צוות ולחברות גדולות יותר, וההתנהלות בו נוחה יותר באנגלית, וגם מתאימה לעבודה בסביבה בינלאומית".
"לצורך ניהול משימות, כדאי להשתמש בטו-דו-איסט (Todoist), ובאופן כללי אני בעד אפליקציות שמתממשקות ללוח שנה דיגיטלי", מוסיף בראב. "בלי תזכורות אין ערך אמיתי לרשימה, שכן היא תישאר בגדר אוסף של משימות, ולא תהפוך לדברים לקרות בפועל. רשימה לא מבטאת את הזמן שלנו, והדבר היחיד שיגרום לה לקרות הוא שיבוץ שלה ביומם, בזמן שבאמת יגרום לה להתבצע".

"נגמר העידן שבו אתה זמין לכל שריקה של הבוס שלך"

אמנם בראב מזוהה מאוד עם חיבתו לאפליקציות, אבל הוא חדשני גם במובן זה שהוא פונה למנהלים וקורא להם לשנות את החשיבה ואת שיטות העבודה, ולהפסיק לבזבז את הזמן של העובדים. למה? כי בסופו של דבר, הם משלמים על השעות האבודות האלה.
"ככל שעולם העבודה יעבור יותר לשיטת תקשורת א-סינכרונית, כך התפוקה תגבר", אומר בראב. "אם פגישה אחת שנמשכת שעה מערבת 30 עובדים, גם אם זה מתבצע באון-ליין, זה עדיין עולה 30 שעות לחברה. עובד מבזבז בממוצע 30 שעות בשבוע על פגישות לא אפקטיביות. תכפילו את זה במספר העובדים בארגון, ותגלו שמדובר בהוצאה כספית גדולה ומיותרת".
ממש כפי שנטפליקס גרמה למהפכה באופן צריכת הטלוויזיה (כל אחד בזמן שנוח לו), מסתמן שיותר ויותר ארגונים יעברו לאימוץ המודל הזה בניהול ובהעברת מידע.
"למה נטפליקס הפכה לכזו פופולארית? כי היא מכונת זמן. אני לא צריך יותר לצרוך תוכן ובתמורה לראות פרסומות. אני יכול לשלם על התוכן, מחיר סמלי, ולצפות בזמני החופשי".
(צילום: shutterstock)

השאלה אם מנהלים יוותרו מהר מאוד על השליטה שלהם, על היכולת 'לשרוק' ולגרום לעובד להיות זמין להם באותו הרגע.

בראב: "לא תהיה להם ברירה. יש פה כבר דור שלם של ילדים דיגיטליים, שלא מבינים למה צריך להתקשר אליהם, אם אפשר לכתוב להם או להקליט להם הודעה. מבחינתם, זה אסון שמתקשרים אליהם ומפריעים להם באמצע העבודה, והם אלו שישנו את עולם העבודה. בעבר היינו רגילים לעשות פגישה ושהבוס שלנו רוצה אותנו 'כאן ועכשיו', אבל זה משתנה. וברגע שבוסים יבינו, שוויתור על הזמינות יגדיל את התפוקה, הם בסופו של דבר, יעדיפו את סוג התקשורת הזה".
עוד כתבות בנושא:
לדברי בראב, "מנהל יכול להקליט את עצמו בווידאו בסרטון של 10-15 דקות, מעביר את כל המסרים שלו. כל עובד יצפה בכך בזמנו החופשי, בלי לקטוע את רצף העבודה שלו, ובלי בזבוז זמן על מעבר בין סוגי משימות שונים. כל אחד יגיב בהתאם, בהתייחס לנקודות שיועלו בו, בכתב. זה יחסוך שיחות סרק, בזבוז אנרגיה והתשה מנטאלית שמביא איתו הזום. עובד שנמצא כמה שעות ביום בזום, מבזבז לא רק זמן, אלא גם שעות ריכוז אבודות, שיכולות להיות מנותבות ליצרנות בעבודה".
בכתבה הבאה בסדרה נרחיב על איזון בין בית למשפחה, ניתן טיפים של בעלי מקצוע שהם גם אבות ואמהות לילדים קטנים ונלמד ממנהלי פרויקטים שאחראים על לו"ז של אנשים נוספים.
ynet הוא שותף באתר "המקצוענים"
פרסום ראשוני: 09:19 , 16.10.20